Verifactu y factura electrónica: dos obligaciones diferentes que te afectan como autónomo o empresario

Los asesores fiscales llevan meses recibiendo y respondiendo a las mismas preguntas por parte de autónomos y empresarios: si ya tengo un software  que cumple con el reglamento Verifactu, ¿también necesito hacer las facturas de forma diferente por la nueva ley?

 

 

La respuesta siempre es la misma: sí. ¿Por qué? La razón es bien sencilla: son dos obligaciones legales distintas que, aunque pueden tener un espíritu común, tienen objetivos completamente diferentes. A pesar de que han pasado meses, incluso años, desde que el Gobierno inició estas reformas, la confusión sigue estando presente entre autónomos y empresarios.

 

Por ello, y ante la inminente obligación de cumplir con ellas, es necesario aclarar qué es cada una de ellas y qué objetivos persiguen. Sin bien es cierto que las dos normativas nacieron para modernizar la facturación española y afectan tanto a autónomos como empresas por igual, el detalle de cada una de ellas revela que regulan cosas completamente diferentes.

 

De hecho, podrá darse el caso de que una empresa cumpla perfectamente con una de las dos normativas y seguir expuesta a sanciones por ignorar completamente la otra. ¿Listo para conocer todo lo necesario sobre ellas y  no llevarte una sorpresa cuando su cumplimiento sea obligatorio?

 

 

El reglamento Verifactu es la normativa que se preocupa y regula cómo tu programa de facturación guarda, protege y transmite todos los registros contables. Nace de la Ley Antifraude de 2021, y su objetivo es evitar la manipulación de la contabilidad en España. En este sentido, esta normativa no se preocupa de a quién le vendes ni de qué factura emites.

 

Por eso, a Verifactu le da igual si facturas a otra empresa o a un cliente particular. Así, autónomos, pymes y grandes compañías se van a ver sometidas a la obligación de trabajar con un software certificado a la hora de registrar sus cuentas.

 

Solo con la utilización de estos programas, como el de Contasimple que ya está adaptado, será posible cumplir con esta normativa antifraude cuyo objetivo principal es el decir adiós a los programas de “doble uso” para reducir el fraude y ofrecer más trazabilidad a las facturas.

 

Para conseguirlo, estos programas deben cumplir con una serie de requisitos técnicos como el de ofrecer un hash encadenado, que deje rastro de cada factura emitida. Además, también deben dejar el registro de todos los eventos acaecidos en cuanto a la facturación: qué pasó y cuándo.

 

Del mismo modo, también deben facilitar el envío de la información de forma automática y en tiempo real a AEAT (Verifactu) desde el propio software, aunque también hay que tener en cuenta que es posible no enviar la información de este modo si se escoge el sistema (Verifactu no). Si se opta por esta segunda opción, hay que tener claro que el software deberá cumplir los mismos cuatro pilares: hash, registro de eventos, firma digital y envío a Hacienda.

 

La diferencia reside en que al optar por la segunda opción es el empresario el que se encarga de custodiar todos los registros por si Haciendo los pide, lo que exige más tiempo y más conocimientos por parte de los trabajadores encargados de la facturación. Además, en caso de no cumplir o de que falle algo, la responsabilidad es de la organización y del responsable.

 

 

Por otro lado, la nueva ley de factura electrónica no se centra en el software al tener en cuenta la relación comercial entre empresas, profesionales o profesionales y empresas. Para ello, regula el formato del documento y la comunión de la factura entre empresas y profesionales que hacen negocios. Aquí, las relaciones con los consumidores finales o particulares no tienen cabida.

 

Al contrario de Verifactu, esta obligación procede de la Ley 18/2022, conocida popularmente como Crea y Crece. La obligación de cumplir con la misma está a expensas de la regulación y publicación final en el BOE. Una vez dado este paso, el calendario sí que está claro: doce meses de plazo para quienes superen los ocho millones de euros, y veinticuatro meses para el resto de empresas y profesionales.

 

En cuanto a los requisitos que deben tener las facturas, la norma establece los siguientes aspectos técnicos que, para hacerlo correctamente, conviene utilizar un software ERP de empresas, sobre todo para las pymes u organizaciones que emiten numerosas facturas y que suelen hacer cambios en las mismas con frecuencia.

 

Así, estas facturas deben estar estructuradas en un formato XML conforme al esquema "Facturae” y estar firmada con una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido. Del mismo modo, tiene que contar con un número único y consecutivo para su identificación y cumplir siempre con los estándares técnicos y funcionales establecidos por la normativa.

 

En cuanto al contenido de estas facturas, tienen que incluir las secciones habituales como la cabecera con los datos del emisor y receptor, los conceptos detallando los bienes y servicios facturados, los impuestos aplicables, el total a pagar y la forma de pago acordada. Además, también deben mostrar:

 

 

Confundir estas dos obligaciones legales puede salir caro cuando sea obligatorio. Aquí, el desconocimiento no es excusa para hacerlo y si no se realiza correctamente, las sanciones llegarán tarde o temprano. Verifactu será obligatorio para empresas a partir de enero de 2027 y de julio para autónomos. La factura electrónica, como ya hemos visto, llegará después. Pero llegará. Así que prepárate y hazte con un ERP que te ayude a hacer todos estos trámites de forma integral, sencilla y automatizada.