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La importancia de un software ERP: cómo elegir bien según el tipo de empresa

Existe una multitud de pymes, asesorías o compañías de logística que son una base sobre la que se organiza el negocio. Contar con un buen ERP es de gran ayuda cuando se quieren centralizar procesos, reducir errores y ganar tiempo, pero el valor real no solo lo encontramos en que todo esté en el mismo lugar, sino en la forma en la que conecta áreas que antes trabajaban de manera separada.

 

¿Qué aporta un ERP?

 

Entre los beneficios más importantes que tiene un ERP está que se reduce el trabajo manual. Cuando un pedido entra en el sistema, se refleja de forma automática en el almacén, la contabilidad y la facturación. Si está adecuadamente conectado con las nóminas, los datos laborales son aprovechados sin que se repitan los procesos.

 

De esta forma se ahorra tiempo y errores que después salen caros: hablamos de facturas mal emitidas, stock desactualizado o una nómina que tenga datos incorrectos que pueden acabar generando más problemas que el software que pretendía poder resolver.

 

Ayuda a tener una mejor visión del negocio

 

Otro de los puntos importantes es la visión global que se tiene del negocio. Cuando un ERP se ha implantado bien, desde la dirección es posible ver en qué productos se venderá más, qué referencias se mueven peor, qué clientes pagan más tarde o en qué áreas se consumen mayores recursos.

 

Dicha capacidad de análisis es una gran ventaja competitiva, ya que permite que se tomen decisiones con datos y no por intuición. En las empresas pequeñas con presupuestos más ajustados, contar con una visión así es tan importante como que se venda más.

 

La integración ya no es opcional

 

Una de las mayores diferencias en comparación con hace unos años es que el ERP no puede vivir aislado. Tanto la normativa como la operativa del día a día obligan a que se conecten con otras soluciones.

 

Son muchos los profesionales que se preguntan cómo crear una factura electrónica y qué es lo que exige. Lo primero que debemos saber es que demanda procesos preparados para que se generen, envíen y conserven documentos que sean válidos legalmente. Aquí el ERP es una pieza básica.

 

Si la empresa tiene que adaptarse a VeriFactu, necesitará un sistema que sea capaz de emitir registros correctos, trazables y que sean compatibles con la Agencia Tributaria.

 

Muchas veces, la opción mejor no es sustituir todo, sino integrarlo. Además, se hace fundamental cumplir con la legislación vigente, como la ley de creación y crecimiento que está ideada para impulsar la mejora empresarial de nuestro país.

 

Un ERP se puede conectar con el módulo de nóminas, así como con la gestión documental, el software de almacén o mediante una solución concreta de facturación.

Dicha capacidad para poder enlazar herramientas ayuda a evitar que se empiece desde cero y que cada departamento pueda trabajar con la mejor solución sin que se rompa la cadena de información.

 

¿Cómo se elige con criterio?

 

Cuando se habla de elegir bien, no lo hacemos sobre la base de buscar el “ERP más completo” sino el que encaje mejor con la realidad de la propia empresa. Antes de tomar decisiones, es importante revisar el número de personas que lo van a usar, los procesos que desean ser automatizados, el nivel de integración necesario o si el sistema puede crecer con el negocio.

 

De la misma forma, son fundamentales los valores si el proveedor ofrece apoyo, formación y actualizaciones, en especial cuando hay cambios normativos como ocurre con la factura electrónica o VeriFactu.

 

Errores que es mejor evitar

 

Entre los errores más habituales está el de implantar un ERP pensando que por sí mismo va a evitar unos problemas organizativos que realmente son internos. Cuando los procesos están mal definidos, el software solamente los digitaliza. Otro fallo habitual es no implicar al equipo desde un principio.

 

Cuando los usuarios no entienden bien el sistema o lo ven como una imposición, lo que ocurre es que la adopción se complica y la empresa tarda bastante más en poder notar los resultados.

 

Algo que también sucede es que es habitual elegir únicamente por el precio. Un ERP que sea económico puede acabar saliendo caro cuando no se integra bien con las nóminas, el almacén o la facturación o si obliga a que haya que cambiar cada herramienta cada vez que haya que cambiar la normativa. Por este motivo, la clave no es comprar más software, sino que se construya un entorno conectado que reduzca las fricciones y que haga posible trabajar de forma más ordenada.

 

Conclusiones

 

Piensa que un buen ERP no es el más complejo, sino el que encaje mejor con la operativa real. Cuando se elige bien y se integra con nóminas, factura electrónica, VeriFactu y la gestión de almacén, deja de ser una herramienta más y pasa a ser una ventaja a nivel competitivo.